Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam
pengertian ini menurut Surojo (2006:37) dapat dipahami bahwa arsip terdapat
data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok
pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan
didalam organisasi dan kebutuhan individual.
Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang
No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara (arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip
dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :
a. Arsip
aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
b. Arsip semi
Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam
masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.
c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah
arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalma proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan sehari-hari Administrasi
Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari).
Arsip statis ini merupakan pertangguingjawaban nasional bagi kegiatan
pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Pengertian arsip
Menurut Etimologi
Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu
archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan
arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip
sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai
kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga
kearsipan
Menurut The Liang Gie
Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang
disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Tujuan Kearsipan
1. Supaya arsip
terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat
ditemukan dengan cepa dan tepat.
3. Menghilangkan
pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat
penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian
arsip.
7. Menyelamatkan
pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
Asas Kearsipan
Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:
1. 1. Asas
Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan
cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.
Keuntungan asas Sentralisasi:
1. Pengawasan akan lebih
efektif dan efisien.
2. Penghematan dalam
biaya, alat maupun sarana lainnya.
Kelemahan asas Sentralisasi:
1. Jika dalam waktu
bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu
cepat.
2. Prosedur di pusat
belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.
1. 2. Asas
Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan
disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam
organisasi.
Keuntungan asas Desentralisasi:
1. Tiap unit yang ada
dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
2. Pengawasan arsip
tiap-tiap unit lebih mudah.
Kelamahan asas Desentralisasi:
1. Pimpinan unit sedikit
kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
2. Tidak dapat menghemat
tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.
1. 3. Asan
Gabungan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan
asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.
Fungsi Arsip
Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:
1. Sebagai alat
penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan
perpustakaan.
3. Penyimpanan
warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan
yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti
menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan
perusahaa.
Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan
menjadi:
1. Fungsi dinamis, yaitu
arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu
arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara.
Arti Kearsipan dan Sistem Pengarsipan Geografis (Wilayah)
Kearsipan
Secara
etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP” berasal dari bahasa yunani yaitu
“ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen
mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari
warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan
dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip
disebut dengan kearsipan atau filling.
Sedangkan menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009
mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah
terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian arsip
dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009:
Menurut Kamus Administrasi
Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
teratur, terencana, karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan
lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai
3 (tiga) syarat yaitu:
(1) disimpan secara berencana dan teratur
(2) mempunyai sesuatu kegunaan, dan
(3) dapat ditemukan kembali secara tepat.
Tujuan Kearsipan
- Supaya arsip terpelihara dengan baik,
teratur dan aman.
- Jika diperlukan dapat ditemukan dengan
cepa dan tepat.
- Menghilangkan pemborosan waktu dan
tenaga.
- Penghematan tempat penyimpanan.
- Menjaga rahasia arsip.
- Menjaga kelestarian arsip.
- Menyelamatkan pertanggung jawaban
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan
kemasyarakatan.
Asas Kearsipan
Asas
kearsipan ada 3 macam, yaitu:
- 1. Asas
Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah
penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit
yang khusus menangani tentang arsip.
Keuntungan
asas Sentralisasi:
- Pengawasan akan lebih efektif dan
efisien.
- Penghematan dalam biaya, alat maupun
sarana lainnya.
Kelemahan asas Sentralisasi:
- Jika dalam waktu bersamaan tiap unit
membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
- Prosedur di pusat belum tentu sama
dengan yang ada di masing-masing unit.
- 2. Asas
Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah cara
penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing
unit yang ada dalam organisasi.
Keuntungan
asas Desentralisasi:
- Tiap unit yang ada dalam
organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
- Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih
mudah.
Kelamahan asas Desentralisasi:
- Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu
karena untuk menangani arsip.
- Tidak dapat menghemat tenaga, alat
maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.
- 3. Asan
Gabungan
Asas Gabungan adalah
penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan
kebaikan asas desentralisasi.
Fungsi
Arsip
Menurut
Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:
- Sebagai alat penyimpanan warkat.
- Sebagai alat bantuan perpustakaan.
- Penyimpanan warkat-warkat keputusan
yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi
pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
- Kearsipan berarti menhimpan secara
teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.
Menurut Undang-Undang Nomor 7
Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:
- Fungsi dinamis, yaitu arsip yang
digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan
keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelanggaraan administrasi negara.
- Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari
administrasi negara.
Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem
penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat
suatu surat.
Berdasarkan dengan kebutuhan sistem geografis dapat dikelola menurut 3 (tiga)
tingkatanm yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi
negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau
tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan
tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam
folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem
ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling
cabinet, guide, folder, dan kartu kendali (guide).
- Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat
tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
Filing
sistem wilayah/geografi adalah suatu filing arsip melalui pengklasifikasian
surat/warkat berdasarkan wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat
surat. Sistem ini banyak di pakai oleh kantor atau instasi yang mempunyai
cabang/perwakilan di beberapa darah.
v Kelebihan sistem
wilayah ini antara lain sebagai berikut :
1. Mudah
mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui
2. Apabila
terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.
v Kelemahanya antara
lain :
1. Kemungkinan
besar terjai salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki
wawasan/pengetahuan tentang geografi.
2. Harus
mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara
lengkap.
3. Perlu
adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah
yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang atau
perwakilan.
B.MENYUSUN DAFTAR KLASIFIKASI
Daftar
klasifikasi disusun berdasarkan pembagian wilayah. Pembagian wilayah ini dapat
mengikuti pembagian wilayah pemerintahan seperti ; propinsi/daerah
tingkat 1,kota/kabupaten daerah tingkat 2m,dan seterusnya. Pada sistem ini ,
surat masuk maupun keluar yang alamatnya dalam satu wilayah yang sama dengan
suatu surat atau wakat lainnya, dapat disimpan dalam
bersama-sama satu berkas atau tempat penyimpanan
Contoh
daftar klasifikasi :
JW-BALI
|
|
JAWA
|
JB 1
|
A
B
C
D
E
|
JAKARTA
Jakarta
Pusat
Jakarta
Barat
Jakarta
Selatan
Jakarta
Timur
Jakarta
Utara
|
2
|
A
B
C
D
|
JAWA
BARAT
Bandung
Bogor
Cirebon
Merak
|
3
4
|
A
B
C
D
E
A
B
|
JAWA
TENGAH
Pekalongan
Rembang
Semarang
Solo><Surakarta
Tegal
YOGYAKARTA
Bamtul
Sleman
|
5
|
A
B
C
D
|
JAWA
TIMUR
Banyuwangi
Jember
Malang
Surabaya
|
6
|
A
B
C
D
|
BALI
Amplapura
Denpasar
Klungkung
Singaraja
|
L J
|
|
LUAR
JAWA
|
L
J 1
|
A
B
C
D
|
KALIMANTAN
Banjarmasin
Palangkaraya
Pontianak
Samarinda
|
2
|
A
B
C
D
E
F
|
SUMATERA
Banda
Aceh
Bandar
Lampung
Bukittinggi
Medan
Padang
Palembang
|
3
|
A
B
C
D
|
SULAWESI
Kendari
Makasar
Manado
Palu
|
4
|
A
B
C
|
MALUKU
ambon
Ternate
Tidore
|
5
|
A
B
|
PAPUA
Jayapura
Merauke
|
6
|
A
B
C
D
|
NTB
dan NTT
Bima
Ende
Kupang
Mataram
|
C.MENYIAPAKAN PERALATAN ATAU PERLENGKAPAN
1. Filing
kabinet, banyaknya laci di sesuaikan dengan kebutuhan, dari contoh di
atas daftar klasifikasi di atas, laci yang harus di sediakan adalah sebanyak 2
buah. Yaitu laci JW (jaw) dan laci LJ (luar
jawa).
2. Guide, banyaknya
laci di sesuaikan dngan kebutuhan dari contoh di atas daftar
klasifikasi di atas, guide yang harus di sediakan adalah sebanyak 12 buah,yaitu
masing-masing guide 6 buah.
3. Folder, banyaknya
laci di sesuaikan dngan kebutuhan dari contoh di atas daftar
klasifikasi di atas,foder yang harus di sediakan adalah sebanyak 50 buah, yaitu
masing-masing folder 25 buah.
4. Rak
sortir.
5. Kartu
indeks.
6. Lemari
kartuindeks
C.PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI
1.Prosedur penyimpanan
Prosedur
penyimpanan, antara lain sebagai berikut :
a. Pemberitahuan
kode surat : stiap surat yang akan di simpan alamatnya, kemudian cantumkan kode
yang sesuai dengan wilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar
klasifikasi.
b. Mengisi
kartuindeks contoh sbb:
|
Pr
|
Indeks :
Pramudhita,Maharani,Dewi
Kode/tanggal simpan : JB.2.A/
10 Januari 2004
Masalah/perihal :
lamaran pekerjaan
Nomor/tanggal surat : -/2
Januari 2004
|
Kode di ambil dari daftar klasifikasi..
c. Kode
tersebut pada kartu indeks di atas surat tersebut harus di sipan pada
lemari JW di belakang Guide 2 jawa barat dan pad folder
A bandung.
d. Kartu
indeks di simpan pada kartu indeks , pada laci P, sesuai dengan kode Pr yang
tertera pada tab kartu indeks.
A
|
B
|
C
|
D
|
E
|
F
|
G
|
H
|
I
|
J
|
K
|
L
|
M
|
N
|
O
|
P
|
Q
|
R
|
S
|
T
|
U
|
V
|
W
|
X
|
Y
|
Z
|
|
2.prosedur penemuan kembali
seperti telah di sampaikan di
muka kearsipan sistem wilayah adalah suatu sistem filing arsip melalui
pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman
kepada daerah atau alamat surat. oleh karena itu , kode arsip mengacu kepada
daftar klasifikasi yang telah di buat.
Penemuan
kembali arsip dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut:
1. Lihat daftar klasifikasi dan carilah
kartu indeks
2. Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
3. Berdasarkan pada kode kartu indeks,
carilah surat pada laci, Guide dan folder dengan kodenya.
Nah dengan
menantangnya tugas di Cawu tiga, ada hikmah berbagi didalamnya.